Anhand einer Marktstudie bewertet Herr Heinrich Barta die Auswirkungen auf den Output Management-Markt, die sich im Rahmen eines Übergangs von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente ergeben. Dabei stellt er sich die Aufgabe eine Prognose zu stellen, welche Konsequenzen dies für zukünftige Arbeitsabläufe und Kostenverteilungen haben könnte und ob dies zu Bedrohungen für die entsprechenden Marktteilnehmer führt. In einem ersten theoretischen Teil der Untersuchung werden die Ausrichtung und die Bedingungen der Untersuchung festgelegt und anschließend die Methoden festgelegt. Im praktischen Teil der Untersuchung werden zuerst die Daten gesammelt, dann analysiert und schließlich bewertet. Die am Anfang der Arbeit erarbeiteten Fragestellungen können mit den in der Umfrage gewonnenen Informationen beantwortet werden; Chancen und Risiken dieser Entwicklung werden aufgezeigt. Neben der Präsentation der Forschungsergebnisse wird die o.a. Entwicklung beurteilt. Eine konkrete Schlussfolgerung für den Output Management-Markt wird präsentiert.

Nach seiner Ausbildung zum DV-Kaufmann wurde Heinrich Barta, Jahrgang 1963, Programmierer bei Versicherungen und Finanzdienstleistern. Seine Programme standen immer im Zusammenhang mit Druckausgaben im Bereich des personalisierten Massendrucks. Berufsbegleitend führte er ein Studium zum Diplom- Wirtschaftsinformatiker (FH) an der Fachhochschule für Oekonomie und Management in München durch. Auch seine Diplomarbeit befasst sich mit dem Thema "elektronische Dokumente". Seit 2001 ist der Autor als technischer Berater beim Softwarehersteller PrintSoft, dem weltweit führenden Anbieter von integrierten Softwarelösungen zur Erstellung hochpersonalisierter Dokumente, beschäftigt. Die immer wieder aufkommende Frage ob es zu einem Übergang von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente kommen wird, motivierte ihn zu dieser Studie.

Textprobe:Kapitel 2.4, Elektronische Archivierung:Unter dem Begriff "Elektronische Archivierung" versteht man die Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten in unveränderbarer Form. Elektronische Archivierung kann aus verschiedenen Gründen auf unterschiedliche Weise erfolgen.Es kann vorkommen, dass Dokumente zur Re-Produktion ganz oder teilweise erneut gedruckt werden müssen. In diesem Fall werden sie nur temporär archiviert, wofür kein zusätzliches Ressourcen-Management und auch kein Archivierungssystem erforderlich sind. Bei der Re-Produktion können Dokumente auch erneut aus den Quelldaten wie bei der ersten Produktion erstellt werden. Dies birgt aber die Gefahr, dass zwischenzeitlich Daten in der Quelle verändert wurden und damit die reproduzierten Dokumente nicht mehr 100%-ig mit der vorherigen Produktion übereinstimmen.Bei der Archivierung sind die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Eine elektronische Langzeitarchivierung erstreckt sich auf mehrere Jahre. Da die Haltbarkeit der bestehenden Medien für die Langzeitarchivierung nicht ausreicht, müssen die Daten regelmäßig, d.h. ca. alle 5 bis 10 Jahre auf neue Medien übertragen werden.Schließlich muss die revisionssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten den Anforderungen der Gesetze gerecht werden. Im HGB (Handelsgesetzbuch) §§ 239 und 257 sowie in der AO (Abgabenordnung) §§ 146, 147 und 200 ist beschrieben, wie eine revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten durchgeführt und der Zugriff zur Prüfung gewährleistet werden muss. Folgende Grundsätze werden im § 239 HGB gefordert: Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit des Gesamtverfahrens, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Nutzung nur durch Berechtigte, Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, Dokumentation des Verfahrens, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit. Diesen Anforderungen muss auch das elektronische Dokument genügen.Das Archivierungssystem bietet auch die Möglichkeit, dem Kunden über das Internet Zugriff auf seine Dokumente zu gewähren. Das Versenden von E-Mails mit Geschäftsdokumenten im Anhang ist dann nicht mehr erforderlich, wodurch die Sicherheit erhöht wird. Diese Vorgehensweise bieten Online-Banken schon heute standardmäßig an.Um die Beweisqualität elektronischer Dokumente zu gewährleisten, muss eine qualifizierte elektronische Signatur abgegeben werden. Eine solche Signatur ist nach dem SigG (Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen) § 2, Begriffsbestimmungen Nr. 3, eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auf einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist nach § 2 Nr. 2 eine elektronische Signatur, die ausschließlich dem Signaturschlüssel-Inhaber zugeordnet ist und mit der der Signaturschlüssel-Inhaber identifiziert werden kann. Die Signatur muss mit Mitteln erzeugt worden sein, die nur ihm den Zugang gewähren, und muss mit den Daten, auf die sich die Signatur bezieht, so verknüpft sein, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann. Nach § 2 Nr. 1 besteht eine elektronische Signatur aus Daten, die den Daten der Datei beigefügt wurden oder logisch mit ihr verknüpft sind und zur Authentifizierung dienen.Für die Archivierung hat sich das Datenformat PDF/A zum ISO-Standard entwickelt. Es bietet bei der Erstellung einen in das Dokument integrierten Index, welcher gewährleistet, dass das Dokument gefunden werden kann. Zusätzlich können dadurch Metadaten gespeichert werden. Die Definition von Metadaten ist in der ISO-Spezifikation 11179, Abschnitt 2, festgehalten ("The information and documentation which makes data sets understandable and sharable for users").